Faktury automatyczne: konfiguracja krok po kroku
Uzupełnij dane firmy, wybierz sposób wystawiania (PDF z Ecomfly lub inFakt), przetestuj fakturę i naucz się wystawiać korekty.
Ecomfly · · 3 min czytania
Spis treści
Zanim zaczniesz
Ustal z księgową, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, jak numerować dokumenty i jak przekazywać faktury do rozliczeń. Przeczytaj też VAT 23% w sklepie internetowym. Ecomfly nie zastępuje porady podatkowej.
Krok 1: Uzupełnij dane firmy
W Ustawienia, Faktury wpisz dane firmy: nazwę, adres i NIP. Dopóki dane nie są kompletne, faktury nie będą generowane. Dane właściciela uzupełnisz też w Ustawienia, Konto i firma (Konto i dane firmy).
Krok 2: Wybierz sposób wystawiania
| Sposób | Dla kogo |
|---|---|
| PDF z Ecomfly | Chcesz najprostszego rozwiązania bez dodatkowego programu |
| inFakt | Masz konto w inFakt i chcesz mieć faktury w jednym miejscu |
Jeśli wybierasz inFakt, połącz konto zgodnie ze wskazówkami w panelu.
Krok 3: Włącz wystawianie
Włącz automatyczne wystawianie faktur. Od tego momentu faktura powstaje po sprzedaży. Pamiętaj, że zmiana ustawień nie wpływa wstecz na już zrealizowane zamówienia.
Krok 4: Przetestuj
Zrób testowy zakup, najlepiej dwa: jako osoba prywatna i jako firma. Dla firmy podaj NIP: dane zostaną uzupełnione na fakturze. Sprawdź:
- czy dane sprzedawcy są poprawne,
- czy kwoty netto, VAT 23% i brutto się zgadzają,
- czy numeracja jest zgodna z oczekiwaniami,
- czy klient dostaje fakturę.
Krok 5: Korekty i zwroty
Po zwrocie lub zmianie zamówienia wystaw fakturę korygującą. Zwrot pieniędzy wykonujesz w szczegółach zamówienia (Zamówienia i zwroty), a korektę wystawiasz w module faktur. Zawsze uzgodnij z księgową, jak dokumentować korekty.
Krok 6: Raport i eksport
Raz w miesiącu pobierz raport VAT i eksport faktur, aby przekazać je księgowej. Sprawdź, czy liczba faktur zgadza się z liczbą zamówień.
Najczęstsze problemy
| Problem | Rozwiązanie |
|---|---|
| Faktury się nie generują | Sprawdź kompletność danych firmy i to, czy wystawianie jest włączone |
| Brak danych kupującego firmy | Klient powinien podać NIP przy zakupie |
| Niezgodność kwot | Sprawdź stawkę VAT i ceny brutto produktów |
| Klient prosi o poprawkę | Wystaw korektę |
Jak wygląda dobra faktura
| Element | Co sprawdzić |
|---|---|
| Dane sprzedawcy | Nazwa, adres, NIP |
| Dane nabywcy | Imię i nazwisko lub dane firmy z NIP |
| Data wystawienia i sprzedaży | Zgodne z zamówieniem |
| Pozycje | Nazwa produktu, ilość, cena |
| Stawka VAT | 23% lub inna zgodna z ustaleniami z księgową |
| Kwoty | Netto, VAT, brutto |
| Numer | Kolejny, zgodnie z ustaloną numeracją |
Scenariusze z życia
Klient prywatny prosi o fakturę. Jeśli faktury są włączone, a klient poda dane, dokument zostanie przygotowany. Gdy nie ma takiej możliwości w Twoim układzie, wystaw ją ręcznie według ustaleń z księgową.
Firma kupuje kilka produktów. Poprosi o fakturę z NIP. Dane firmy uzupełnią się automatycznie na podstawie numeru.
Klient zwraca zamówienie. Wykonaj zwrot w zamówieniu i wystaw fakturę korygującą.
Zmieniłeś dane firmy. Zaktualizuj ustawienia faktur. Nowe dane pojawią się na kolejnych dokumentach, a wystawione wcześniej pozostają bez zmian.
Współpraca z księgową
Ustal z księgową: jak przekazujesz dokumenty (eksport lub inFakt), jak często i w jakim formacie. Pokaż jej przykładową fakturę i raport VAT, aby potwierdziła zgodność. Zapytaj, jak księgować prowizję platformy i opłaty Stripe.
Zobacz też
Najczęstsze pytania
Nie. To opcja, którą włączasz w ustawieniach. Skonsultuj ją z księgową.
Zbuduj swój sklep w Ecomfly.