VAT 23% w sklepie internetowym: ceny brutto, faktury i najczęstsze pytania

Cena brutto to standard

W sprzedaży konsumenckiej cena na stronie powinna zawierać podatek. Klient widzi jedną kwotę i płaci dokładnie tyle. W Ecomfly ceny są w złotych, a VAT 23% jest zawarty w cenie, więc nie doliczasz niczego przy kasie.

Jak liczyć netto, brutto i VAT

Wzory są proste. Przy stawce 23%:

• brutto = netto × 1,23,
• netto = brutto ÷ 1,23,
• VAT = brutto − netto.

Przykład pułapki: produkt kosztuje 123 zł brutto. Jeśli zamiast tego ustawisz cenę 100 zł, a następnie okaże się, że VAT jest wliczony w tę kwotę, Twoja marża spadnie o 23 zł na sprzedaży. Dlatego ustalaj cenę w kwocie brutto od początku i licz marżę z netto.

Czy zawsze jest 23%?

Nie. Stawka 23% jest podstawowa, ale w polskim systemie istnieją też stawki obniżone i zwolnienia. Zależą od rodzaju towaru lub usługi oraz od Twojego statusu podatnika. Niektórzy przedsiębiorcy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Dlatego przed uruchomieniem sprzedaży ustal z księgową:

• czy jesteś czynnym podatnikiem VAT,
• jaką stawkę mają Twoje produkty,
• jak rozliczać sprzedaż do konsumentów z innych krajów UE,
• jak dokumentować sprzedaż (faktury, paragony, ewidencja).

W sprzedaży cyfrowej do konsumentów w UE obowiązują osobne zasady miejsca opodatkowania. Wiele firm rozlicza je w procedurze OSS. Zakres i próg zależą od Twojej sytuacji, więc nie traktuj tego artykułu jako porady podatkowej.

Faktura: kiedy i jak

Konsument nie musi dostać faktury automatycznie, ale może o nią poprosić. Firma kupująca na firmę prawie zawsze jej potrzebuje. Praktyczne podejście to wystawiać fakturę po każdej sprzedaży, żeby nie wracać do tematu.

W Ecomfly możesz włączyć automatyczne wystawianie faktur:

• dokument może powstawać jako PDF z Ecomfly albo przez integrację z inFakt,
• klient firmowy może podać dane po samym numerze NIP,
• dostępne są korekty faktur,
• raport VAT ułatwia rozmowę z księgową.

Konfigurację opisuje dokumentacja Faktury i VAT, a krok po kroku poradnik Faktury automatyczne: konfiguracja.

Prowizje i opłaty a marża

Od sprzedaży pobierane są opłaty: prowizja platformy zależna od planu oraz opłaty operatora płatności. Policz marżę na kwocie netto po wszystkich kosztach, a nie na cenie brutto z paragonu.

Przykład dla produktu za 99 zł brutto w planie Pro (prowizja 2%):

Prowizja jest liczona od wartości sprzedaży, a opłaty Stripe zależą od jego cennika, dlatego nie podajemy tu ich kwoty. Aktualne prowizje opisuje Plany i prowizje.

Zwroty i korekty

Gdy zwracasz klientowi pieniądze, zwykle trzeba skorygować fakturę. W Ecomfly zwrot wykonujesz przy zamówieniu, a korektę faktury możesz wystawić z poziomu modułu faktur (Zamówienia i zwroty).

Obniżki cen i dyrektywa Omnibus

Gdy komunikujesz promocję, dyrektywa Omnibus wymaga pokazania najniższej ceny z ostatnich 30 dni. W Ecomfly możesz włączyć śledzenie tej ceny w ustawieniach zgodności (Strony prawne i zgodność). Więcej o rabatach: Rabaty bez niszczenia marży.

Trzy typowe scenariusze sprzedaży

Poniżej ogólny obraz tego, co zwykle dzieje się z podatkiem. To uproszczenie: konkretne rozstrzygnięcia zależą od Twojej sytuacji, więc potwierdź je z księgową.

W pierwszych dwóch scenariuszach Ecomfly wspiera Cię w praktyce: cena zawiera VAT 23%, a faktura może wystawić się automatycznie z danymi z NIP.

Najczęstsze pytania do księgowej

Przygotuj się do rozmowy z księgową. Zapytaj o:

1. status VAT Twojej działalności i ewentualne zwolnienie,
2. stawkę VAT dla każdego produktu (cyfrowego, fizycznego, usługi),
3. sposób dokumentowania sprzedaży (faktury, ewidencja),
4. rozliczenie sprzedaży do konsumentów z innych krajów UE,
5. księgowanie prowizji platformy i opłat Stripe,
6. sposób korygowania faktur po zwrotach.

Typowe błędy w cenach i fakturach

• cena netto na stronie dla konsumentów,
• zmiana stawki VAT bez sprawdzenia, co z nią zrobić w ofercie,
• brak faktury dla klienta firmowego,
• zapominanie o korektach po zwrotach,
• liczenie marży od ceny brutto.

Jak ustawić proces w praktyce

1. Ustal z księgową zasady (jednorazowo).
2. Uzupełnij dane firmy (Konto i dane firmy).
3. Skonfiguruj faktury (Faktury automatyczne: konfiguracja).
4. Zrób dwa zakupy testowe: jako osoba prywatna i jako firma.
5. Raz w miesiącu pobierz raport VAT i przekaż go księgowej.

Lista kontrolna przed startem

• Potwierdzony status podatnika VAT.
• Stawka VAT dla każdej kategorii produktów.
• Dane firmy uzupełnione w ustawieniach konta (Konto i dane firmy).
• Regulamin i polityka prywatności opublikowane (Regulamin i polityki sklepu).
• Test zakupu i sprawdzenie otrzymanej faktury.

Gotowy? Załóż sklep w Ecomfly albo zobacz cennik.